ซอฟต์แวร์สำนักงาน

ซอฟต์แวร์ชุดสำนักงาน

โปรแกรมสำนักงาน (Office Suite) เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการทำงานในสำนักงาน โดยมีการรวมซอฟต์แวร์ ต่าง ๆ เข้าไว้ด้วยกัน โดยมีรูปแบบการใช้งานง่ายๆ และโดยปกติ สามารถนำซอฟต์แวร์ในชุดมาใช้งานร่วมกันได้  (วิกิพีเดีย, 2556 : ออนไลน์)       ซึ่งรูปแบบของชุดโปรแกรมสำนักงานส่วนใหญ่นั้น อย่างน้อยจะมีการรวมเอา โปรแกรมประมวลผลคำ  (Word Processor) และ โปรแกรมตารางงาน (Spreadsheet) เป็นต้น หากมีเพิ่มเติมในชุดโปรแกรมอาจมี  โปรแกรมนำเสนอ (Presentation) เครื่องมือ (Tools) ฐานข้อมูล (Database) ชุดแก้ไขงานกราฟิค (Graphics)  และ เครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสาร (Networks) นอกจากนี้ ในชุดโปรแกรมสำนักงาน อาจะมีการเพิ่มโปรแกรม รับส่งอีเมล์และโปรแกรมจัดการข้อมูลส่วนตัว หรือ ชุดโปรแกรมใช้งานระบบกลุ่ม        โปรแกรมสำเร็จรูปสำนักงาน หรือ ซอฟต์แวร์ชุดสำนักงาน (Office Package)  สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท  โปรแกรมสำเร็จรูปสำนักงานติดตั้งบนเครื่อง โปรแกรมสำเร็จรูปสำนักงานออนไลน์ Microsoft Office โปรแกรมในชุดไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ (Microsoft Office Suit) คือ ชุดโปรแกรมสำนักงาน พัฒนาโดยไมโครซอฟท์ซึ่งสามารถใช้งานได้ ในระบบปฏิบัติการไมโครซอฟท์ วินโดวส์ และแอปเปิล แม็คอินทอช (Wiki Pedia) ได้แก่ - ไมโครซอฟท์ เวิร์ด (Microsoft Word) ไมโครซอฟท์ เวิร์ด เป็นโปรแกรมที่นิยมในการประมวลผลคำ มีความสามารถในการจัดรูปแบบตัวอักษร ย่อหน้า ใส่รูปภาพ จดหมายเวียน  และอื่นๆ อีกมากมาย  - ไมโครซอฟท์ เอ็กเซล (Microsoft Excel)  ไมโครซอฟท์ เอ็กเซล เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดทำตารางงาน มีความสามารถในการคำนวณสูตรต่างๆ พร้อมทั้งฟังก์ชันที่ช่วยในการ คำนวณทางคณิตศาสตร์อีกด้วย  - ไมโครซอฟท์ แอคเซส (Microsoft Access)   ไมโครซอฟท์ แอคเซส เป็นโปรแกรมฐานข้อมูล ที่เป็นที่นิยมสำหรับการทำงานในระดับสำนักงาน และ องค์กรขนาดเล็ก สามารถเก็บข้อมูล  ประมวลผลข้อมูล ออกแบบฟอร์มเก็บข้อมูล พิมพ์รายงาน จัดทำเว็บไซต์ในการรับ/ส่ง ข้อมูล และยังสามารถเขียนกลุ่มโปรแกรม (Module)  เพื่อใช้ในการทำงานได้  - ไมโครซอฟท์ ฟรอนต์เพจ (Microsoft Front Page)   ไมโครซอฟท์ ฟรอนต์เพจ เป็นโปรแกรมออกแบบเว็บเพจ ซึ่งมีความสามารถในการจัดการเว็บไซต์ ออกแบบโครงสร้างเว็บเพจ และติดต่อฐานข้อมูล  ไมโครซอฟท์ แอคเซส  - ไมโครซอฟท์ พาวเวอร์พอยต์ (Microsoft PowerPoint)   ไมโครซอฟท์ พาวเวอร์พอยต์ เป็นโปรแกรมนำเสนอผลงาน สามารถนำเสนอผลงานในแบบต่างๆ รวมถึงมีแม่แบบที่ช่วยผู้ใช้ใช้งานอย่างง่ายดาย  และมีแอฟเฟ็คแบบต่างๆ ช่วยตกแต่งให้งานนำเสนอมีความสวยงาม - ฯลฯ OpenOffice.Org โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก จัดเก็บเอกสารตามมาตรฐาน OpenDocument ซึ่งเป็นมาตรฐานเอกสารแบบเปิด และไม่ขึ้นกับโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง  (สามารถเปิดแก้ไขด้วยโปรแกรมอื่นนอกเหนือจากโอเพนออฟฟิศดอตอ็อกได้) และตอนนี้ OpenOffice เวอร์ชั่น 3.0 รองรับทั้ง Windows Mac Linux  หน้าตาการใช้งานที่ง่ายขึ้น และรองรับภาษาไทย จึงเป็นทางเลือกหนึ่งสำหรับผู้ที่ไม่อยากจ่ายค่าลิขสิทธิ์ โปรแกรมในชุดมีดังนี้ - Writer โปรแกรมประมวลผลคำ คุณภาพเทียบเท่ากับ Microsoft Word หรือ WordPerfect อีกทั้งยังมีคุณสมบัติ export ไฟล์ เป็น PDF ได้ทันที - Calc สเปรดชีต คุณภาพเทียบเท่า Microsoft Excel หรือ Lotus 1-2-3 - Impress โปรแกรมนำเสนอ คุณภาพเทียบเท่า Microsoft PowerPoint และมันยัง export presentations to Adobe Flash ได้อีกด้วย - Draw โปรแกรมวาดภาพแบบเวกเตอร์ คุณภาพเทียบเท่า CorelDRAW ครับ - Base โปรแกรมฐานข้อมูล คุณภาพเทียบเท่า Microsoft Access โปรแกรมปลาดาวออฟฟิศ  (Pladao  Office) เป็นโปรแกรมปลาดาวออฟฟิศ (Pladao Office) นี้ เป็นโปรแกรมชุดสำนักงานภาษาไทยที่บริษัทซัน  ไมโครซิสเต็มส์  (ประเทศไทย)   และศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอพิวเตอร์แห่งชาติ (NationalElectronics and Computer Tecnology Center : NECTEC) ได้ร่วมมือกัน ในโครงการพัฒนาโปรแกรมชุดนี้ขึ้น โดยพัฒนาต่อยอดมาจากโปรแกรม  StarOffice  ของบริษัท  Sun  Microsystems  ซึ่งเป็นโปรแกรมชุดสำนักงาน แบบ  Open  Source  คำว่า  "ปลาดาว"  มาจาก  "Star  Office"  โดย  "Star"  แปลว่า  ดาว  และ "Fice"  แปลว่า  ปลา  จึงมีชื่อเรียกว่า ปลาดาว โปรแกรมปลาดาวออฟฟิศมีขนาดความจุ 175  เมกะไบต์(Mb) สามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมและดาวน์โหลดโปรแกรมได้จาก  www.pladao.com   วัตถุประสงค์ของการพัมนาโปรแกรมปลาดาวออฟฟิศคือ  ต้องการให้คนไทยมีโปรแกรมชุดสำนักงานที่มีความสามารถในการทำงานกับเอกสารภาษาไทย ได้และเพื่อแก้ไขปัญหาการละเมิดลิขสิทธิ์ซอฟแวร์ โปรแกรมหลักในโปรแกรมปลาดาวออฟฟิศ (Pladao  Office) ประกอบด้วย Writer โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor) Calc โปรแกรมตารางคำนวณ (Spreadsheet) Impress โปรแกรมนำเสนองาน (Presentation) Draw โปรแกรมวาดภาพแบบเวกเตอร์ (Drawing) Math โปรแกรมพิมพ์สมการคณิตศาสตร์ (Equation) (หมายเหตุ : ปิดตัวไปแล้ว) Google Documents Google Docs เป็นโปรแกรมประยุกต์บนเว็บฟรี ซึ่งเอกสารและกระดาษทำการสามารถได้รับการสร้าง แก้ไข และจัดเก็บแบบออนไลน์ ไฟล์สามารถเข้าถึง จากคอมพิวเตอร์ทุกครั้งที่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตและ Web browser ส่วนการทำงานเต็ม Google Docs เป็นส่วนหนึ่งในแพ็คเกจครอบคลุมของโปรแกรม ประยุกต์ออนไลน์ที่เสนอโดยและ สัมพันธ์กับ Googleผู้ใช้ Google Docs สามารถนำเข้า สร้าง แก้ไข และปรับปรุงเอกสารและกระดาษทำการในฟอนต์ และรูปแบบไฟล์ต่างๆ รวมข้อความเข้ากับสูตร, list, ตาราง และภาพ Google Docs สอดคล้องกับซอฟต์แวร์และ word processor ส่วนใหญ่ งานนี้สามารถ เผยแพร่เป็นเว็บเพจหรือเพจพร้อมพิมพ์ ผู้ใช้สามารถควบคุม ผู้งานของพวกเขา Google Docs เป็นความคิดสำหรับการเผยแพร่ภายในองค์กร บำรุงรักษาบล๊ก  หรืองานเขียนสำหรับการดูโดยสาธารณะทั่วไป Google Docs ให้ยืมตัวเองเพื่อร่วมกับโครงงานซึ่งมีผู้เขียนหลายคนทำงานร่วมกันในเวลา จริง (real time) จากตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ต่างกัน  ผู้เข้าร่วมทั้งหมดสามารถเห็นผู้ทำเอกสารเฉพาะเปลี่ยนและเมื่อมีการแก้ไข เนื่องเอกสารได้รับการจัดเก็บออนไลน์และสามารถจัดเก็บบนเครื่องคอมพิวเตอร์  ของผู้ใช้ จึงไม่มีความเสี่ยงต่อข้อมูลสูญหายเหมือนกับการจัดเก็บธรรมดา อย่างไรก็ตามธรรมชาติพื้นฐานอินเตอร์เน็ตของ Google Docs เพิ่มความกังวล ท่ามผู้เขียนที่พวกเขาทำงานอาจจะไม่เป็นส่วนตัวหรือปลอดภัย ที่มา : widebase.net Google Docs ในปัจจุบันประกอบไปด้วยเครื่องมือสร้างเอกสาร ได้แก่  เครื่องมือสร้างเอกสารข้อความ (Documents) เครื่องมือสร้างกระดาษทำการ (Speardsheet) เครื่องสร้างเอกสารนำเสนอ (Presentation) เครื่องสร้างแบบสอบถามต่างๆ (Form) เครื่องมือสร้างภาพ (Drawing) การใช้งานและทำงานร่วมกัน ในแบบเรียลไทม์ เลือกคนที่ต้องการให้เข้าถึงเอกสารของได้เพียงป้อนที่อยู่อีเมล์ของคนที่คุณต้องการให้ใช้งานเอกสารที่ระบุร่วมกัน แล้วส่งคำเชิญไปให้เขาเหล่านั้น ใช้งานร่วมกันได้ทันทีทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้ามาแก้ไขหรือดูเอกสาร สเปรดชีต หรืองานนำเสนอได้  สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าสู่ระบบ แก้ไขและนำเสนอร่วมกับบุคคลอื่นในแบบเรียลไทม์ สามารถดูและทำการแก้ไขร่วมกันได้หลายคนในเวลาเดียวกัน มีหน้าต่างสนทนาบนหน้าจอ สำหรับการแก้ไขเอกสารและสเปรดชีต เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าใครแก้ไขอะไรและเมื่อใด การดูงานนำเสนอพร้อมกันไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป  เนื่องจากใครก็ตามที่เข้ามาร่วมในงานนำเสนอสามารถติดตามงานนำเสนอนั้นได้โดยอัตโนมัติ  จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย แก้ไขและเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ไม่ต้องมีการดาวน์โหลดสิ่งใดและสามารถเข้าถึงเอกสารสเปรดชีตและงานนำเสนอได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและมีเบราว์เซอร์มาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ จัดเก็บงานของคุณได้อย่างปลอดภัยอุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบออนไลน์และการบันทึกอัตโนมัติช่วยให้ไม่ต้องกังวลเรื่องฮาร์ดไดรฟ์เสียหรือไฟดับ บันทึกและส่งออกสำเนาได้อย่างง่ายดายสามารถบันทึกเอกสารและสเปรดชีตไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งานเองในรูปแบบ DOCS, XLS,  CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้ จัดระเบียบเอกสารสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดายด้วยการจัดระเบียบเอกสารในโฟลเดอร์ต่างๆ ลากและวางเอกสารต่างๆ  ของคุณลงในหลายโฟลเดอร์ได้ตามที่ต้องการ Office 365 office 365 คือ MS.office เวอร์ชันออนไลน์ คล้ายกัน Google Doc ที่เปิดออนไลน์ได้ โดยเปลี่ยนรูปแบบจากการใช้โปรแกรมบน PC ไปเปลี่ยนใช้ โปรแกรมบน Cloud Computing ทำให้องค์กรธุรกิจ ที่ต้องการใช้ softwareสำหรับสำนักงานยุคใหม่ โดยสามารถใช้โปรแกรมได้บนทุก อุปกรณ์ที่ต่ออินเตอร์เน็ท ซึ่งทาง Miicrosoft ได้ทำแพกเกจ (ของ google จะฟรี) ชื่อว่า Small Business ซึ่งประกอบด้วย  Office, Web Apps,  Exchange, และ Share Point โดยค่าบริการอยู่ที่ 2 usd/user/month แต่ถ้าองค์กรที่ต้องการให้บริการที่มากกว่า ก็สามารถ package ที่ดีกว่าคือ  Office 365 for Enterprise ซึ่งมีบริการ voicemail enterprise social networking instant messaging extranets voiceconferencing และยังมี  Video Conferencing ด้วย แต่คิดค่าบริการจะแพงกว่าคือ 27 usd/user/month  โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processer Program) ความหมาย โปรแกรมประมวลคำ (วิกิพีเดีย, 2556 : ออนไลน์) หรือระบบจัดเตรียมเอกสาร (Document Preparation System) เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ประยุกต์ ใช้ในการผลิตเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ ซึ่งรวมถึงกระบวนการเขียน แก้ไข จัดรูปแบบ และพิมพ์ การประมวลคำอยู่ในการทำงานยุคแรกๆ ของคอมพิวเตอร์สำนักงาน  โปรแกรมประมวลผลคำ หรือที่นิยมเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processor Program) เป็น โปรแกรมที่ช่วยสร้างเอกสาร ประเภทต่างๆ ได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว อาทิเช่น จดหมาย บันทึกข้อความ ใบปะหน้า โทรสาร แบบฟอร์มต่างๆ เป็นต้น โดยเก็บในสื่อ  อิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ผู้ใช้สามารถเพิ่มเติม หรือแก้ไขข้อมูลที่จัดเก็บได้ โดยที่ไม่ต้องพิมพ์ ใหม่ทั้งหมด ประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมประมวลผลคำแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ (http://www.cicec.ac.th/Office_Project/Index3.html) 1. เวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processor) เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ทำงานด้านการพิมพ์เอกสาร การสร้างตาราง การจัดหน้าเอกสาร การจัดคอลัมน์  การจัดรูปแบบอักษร (Font) สามารถใส่ภาพกราฟิก (Graphic)หรือแผนภูมิ (Chart) ลงในเอกสาร โปรแกรมที่นิยมใช้ได้แก่ โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด  (Microsoft Word) 2. เท็กซ์อิดิเตอร์ (Text Editor) เป็นโปรแกรมประมวลผลคำขนาดเล็ก ใช้สำหรับการพิมพ์และแก้ไขเอกสาร คำสั่งต่าง ๆ ซึ่งมีรูปแบบการใช้งาน  เช่น   ลักษณะตัวหนา (Bold)  ตัวเอียง (Italic) ขนาดตัวอักษรไม่มากเหมือนกับ เวิร์ดโพรเซสเซอร์  แต่สามารถพิมพ์ข้อความในเอกสาร เก็บบันทึก สั่งพิมพ์ ออกทางเครื่องพิมพ์ได้  เท็กซ์อิดิเตอร์ที่นิยมใช้ ได้แก่ โปรแกรม WordPad  โปรแกรม Notepad วิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคำ (http://www.cicec.ac.th/Office_Project/Index2.html) โปรแกรมประมวลผลคำยุคแรก ๆ ใช้โปรแกรมของต่างประเทศ เช่น โปรแกรม WORDSTAR ของบริษัทไมโครโปร จำกัด ซึ่งสามารถพิมพ์ข้อความ ได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น จึงทำให้ไม่ได้รับความนิยมจากผู้ใช้ชาวไทยนัก ต่อมาในปี 2529 นายแพทย์ชุษณะ มะกรสาร ได้พัฒนาโปรแกรมประมวล ผลคำที่มีชื่อว่า ราชวิถี ซึ่งโปรแกรมนี้เขียนขึ้นด้วยภาษา Assembly ทั้งหมด การใช้งานเหมือนกับโปรแกรม WORDSTAR แต่สามารถพิมพ์ข้อความ ภาษาไทยได้ และมีการปรับปรุงพัฒนามาเรื่อยๆ จึงทำให้ได้รับความนิยมจากผู้ใช้งานอย่างสูงสุดในเวลาต่อมา ต่อมาในปี พ.ศ. 2532 สถาบันบริการ คอมพิวเตอร์  และภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้ร่วมมือกันพัฒนาโปรแกรมประมวลผลคำภาษาไทยและอังกฤษ  โดยออกแบบให้ง่ายต่อการใช้งาน และมีความสามารถในการทำงานเช่นเดียวกับโปรแกรมประมวลผลคำอื่น ๆ โดยตั้งชื่อว่า "ซียูไรด์เตอร์ " (CU Writer)"  มีลักษณะการทำงานเหมือน WORDSTAR และประกาศให้ใช้เป็นโปรแกรมสาธารณะ (Public Domain)  การประมวลผลคำในปัจจุบันจะใช้ชุดซอฟต์แวร์ ซึ่งเป็นโปรแกรมสำเร็จ (Package) ชุดซอฟแวร์นี้บางทีเรียกว่า โปรแกรมชุดสำนักงาน (Office Program)  โดยบริษัทไมโครซอฟต์คอร์เปอร์เรชัน จำกัด (Microsoft Corporation) ได้ผลิตโปรแกรมชุดไมโครซอฟต์ออฟฟิศ (Microsoft Office) ออกสู่ตลาด ครั้งแรกมีชื่อว่า  ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ รุ่น 4.3 ซึ่งประกอบด้วย เวิร์ด (WORD) เป็นซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processing Software) เอกซ์เซล (Excel) เป็นซอฟต์แวร์ ตารางทำการ แอ็กเซส (Acess) เป็นซอฟต์แวร์ด้านฐานข้อมูล (Database Software) พาวเวอร์พอยต์ (PowerPoint) เป็นซอฟต์แวร์นำเสนอภาพกราฟิก  (Presentation Software) ซึ่งได้มีการพัฒนามาเรื่อย ๆ ไมโครซอฟต์เวิร์ด 2.0 และ 6.0 เป็นโปรแกรมที่ทำงานบนระบบปฏิบัติการวินโดวส์ 3.1 และพัฒนา ปรับบปรุงเป็นโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด 7.0 หรือไมโครซอฟออฟฟิศ 95 , 97 , 2000 , 2002 , XP , 2003 , 2007 , และ 2013 ซึ่งจะทำงานบนระบบปฎิบัติ การวินโดวส์ (Windows) ของบริษัทไมโครซอฟต์และเป็นซอฟต์แวร์ที่มีลิขสิทธิ์ (License) หรือ เชิงพานิชย์  อีกทั้ง ยังมีโปรแกรมประมวลผลคำที่เป็นที่นิยมได้แก่ เวิร์ดเพอร์เฟกต์ เป็นต้น นอกจากนี้ ยังมีโปรแกรมโอเพนซอร์สที่ให้ใช้งานได้ฟรี เช่น โอเพนออฟฟิศ ดอตอ็อก  ไรเตอร์ และ เคเวิร์ด และรวมถึงโปรแกรมประมวลคำออนไลน์ เช่น กูเกิลดอกส์ คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ ในปัจจุบัน คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ ส่วนใหญ่จะมีคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา คุณสมบัติ พื้นฐานต่างๆ  ของโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ จะประกอบด้วยเครื่องมือช่วยในการพิมพ์ เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูล การควบคุมการ แสดงตัวอักษรและ การจัดรูปแบบ หน้าเอกสาร การทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย  เครื่องมือช่วยในการพิมพ์ของโปรแกรมประมวลผลคำนั้น ช่วยให้ผู้ใช้งานพิมพ์ข้อความได้อย่างต่อเนื่อง ด้วยคุณสมบัติที่เรียกว่า การม้วนคำ  (Word Wrap)  ที่ช่วยแยกข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ เมื่อจบคำในแต่ละบรรทัดพอดี ผู้ใช้สามารถพิมพ์ข้อความ โดยไม่ต้องกังวลว่า ข้อความจะยาวกว่าเส้นขอบขวา ของบรรทัด ที่กำหนดไว้ เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จเรียบร้อย ก็สามารถบันทึกเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ ที่มีชื่อแฟ้มข้อมูลกำกับ โดยไม่จำเป็นต้อง พิมพ์ซ้ำใหม่ ทั้งหมด เครืองมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลของโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น การพิมพ์เพิ่มเติมที่เรียกว่า การแทรก (Insert) โดยโปรแกรมจะทำการร่นคำที่มี อยู่เดิมนั้น  ให้เลื่อนไปทางขวามือ เพื่อให้มีช่องว่าสำหรับคำใหม่ หรือ การเขียนทับ (Overwrite) ด้วยการพิมพ์ข้อความใหม่ที่ถูกลงไป ทับแทนคำ หรือข้อความ เดิมที่ผิด  โดยไม่จำเป็นต้องลบคำเดิมออกก่อน และยังมีเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหา และแทนที่คำ เพื่อช่วยให้สามารถแก้ไขคำต่างๆ ได้เร็วขึ้น ด้วยการไม่ต้อง พิมพ์คำ ที่ผิดเหมือนกันใหม่ทุกครั้ง โปรแกรมก็จะทำการค้นหา และแทนที่ให้อย่างอัตโนมัติ และครบทุกคำ การควบคุมการแสดงตัวอักษร และการจัดรูปแบบหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่ จะมีความสามารถในการจัดตัวอักษร และย่อหน้าได้ อย่างสวยงาม  อีกทั้งกำหนดขนาดและรูปแบบตัวอักษรได้หลายรูปแบบ และยังมีชุดตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจ  และตามความเหมาะสมของเอกสาร ส่วนการจัดหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมประมวลผลคำสามารถควบคุมการจัดวางหน้าใหม่ โดยอัติโนมัติทุกครั้ง ที่มีการ แก้ไขเอกสาร  เช่น การกำหนดให้ข้อความในบรรทัด เริ่มที่เส้นขอบซ้ายตรงกัน หรือกำหนดให้ข้อความอยู่ตรงกลางของบรรทัด เป็นต้น เครื่องมือช่วยในการทำจดหมายเวียน และจ่าหน้าซองจดหมาย เครื่องมือนี้จะช่วยสร้างจดหมายหลักไว้ ๑ ฉบับ พร้อมทั้งกำหนดตำแหน่ง ที่จะต้อง เปลี่ยนแปลงข้อมูล  และสร้างแฟ้มข้อมูล สำหรับบันทึกชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ เมื่อสั่งพิมพ์จดหมายเวียนนั้น หรือจ่าหน้าซองจดหมาย โปรแกรมจะนำข้อมูลมาใส่ใน ตำแหน่งที่กำหนด  ไว้ให้อย่างอัตโนมัติจนครบทุกคน ในปัจจุบัน โปรแกรมประมวลผลคำมีการพัฒนาไปอย่างมาก คือ มีเครื่องมือต่างๆ ที่ช่วยในการพิมพ์ หรือสร้างเอกสารเป็นพิเศษ เช่น งานสร้างตาราง  การจัดแบ่งข้อความเป็นคอลัมน์ การตรวจสอบตัวสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การแทรกรูปภาพลงในเอกสาร การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ และ ความสามารถในการสร้างเว็บเพจ ดังนั้น โปรแกรมประมวลผลคำ จึงถูกนำมาใช้แทนการใช้เครื่องพิมพ์ดีด และสามารถใช้งานเสมือนโรงพิมพ์ตั้งโต๊ะ